Finalidade

Este documento estabelece a política de privacidade do Ultimate Software Group, Inc. ("Ultimate Software"). Este documento está de acordo com a ISO/IEC 27001:2013 e estabelece o Controle A18.1.4 - Privacidade e proteção de informações pessoalmente identificáveis (Personally Identifiable Information, PII) e ISO/IEC 27018:2014 e estabelece os controles aplicáveis no Anexo A - Conjunto de controle estendido para processador público de PII na nuvem para proteção de PII.

Abrangência

A Política de Privacidade é válida para todas as informações pessoalmente identificáveis (PII) recebidas pela Ultimate Software dos seus clientes, funcionários, visitantes do site e candidatos a emprego (incluindo as Subsidiárias) (que podem ser mencionadas individualmente como "você" ou "seus" ou "suas") em qualquer formato, incluindo eletrônico, impresso ou verbal. Para os fins desta política, "PII" significa qualquer informação coletada pela Ultimate Software que identifica ou pode ser usada pela Ultimate Software para identificar uma pessoa. Sendo um subsistema do grande grupo listado acima, a Ultimate Software processa informações dos funcionários dos clientes de acordo com as instruções dos clientes, e não tem relação direta com esses funcionários dos clientes, cujos dados pessoais podem ser processados em nome do cliente.

Política de privacidade

A Ultimate Software respeita a privacidade de seus clientes, funcionários, visitantes do site e candidatos a emprego. Acreditamos ser importante que você entenda o tipo informação que coletamos sobre você e como ela é utilizada. Reconhecemos a necessidade da proteção e gestão apropriada das informações pessoalmente identificáveis(PII, na sigla em inglês) que você nos fornece. Esta Política de Privacidade estabelece os princípios de privacidade que a Ultimate Software segue em relação às suas informações pessoais.

APEC

As práticas de privacidade da Ultimate Software descritas na Política de Privacidade cumprem com o APEC Cross Border Privacy Rules System (CBPS). O sistema APEC CBPR fornece um modelo para que as organizações zelem pela proteção de informações pessoais transferidas entre economias APEC participantes. Mais informações sobre o APEC Cross Border Privacy Rules System estão disponíveis aqui.

Certificação de privacidade TRUSTe

Privacy Shield

A Ultimate Software participa e tem a conformidade certificada pelo Privacy Shield Framework da União Europeia e dos EUA e pelo Privacy Shield Framework da Suíça e dos EUA. A Ultimate Software está comprometida em submeter todos os dados pessoais recebidos de países membros da União Europeia (UE) e da Suíça, respectivamente, nos termos do Privacy Shield Framework, aos Princípios do Framework. Para saber mais sobre os Privacy Shield Frameworks, acesse a lista de Privacy Shield do Departamento de Comércio dos EUA.

A Ultimate Software é responsável pelo processamento de dados pessoais, definido como qualquer operação ou conjunto de operações feitas em relação aos dados pessoais, por meios automáticos ou não, tais como coleta, gravação, organização, armazenamento, adaptação ou alteração, recuperação, consulta, uso, divulgação por transmissão, difusão ou disponibilidade de outro modo, alinhamento ou combinação, bloqueio, apagamento ou destruição, que a empresa recebe de acordo com a Privacy Shield Framework e, ocasionalmente, subsequentemente transfere para um terceiro agindo como agente ou em seu nome. A Ultimate Software cumpre com os Princípios de Privacy Shield para todas as transferências posteriores de dados pessoais da União Europeia e da Suíça, incluindo as provisões de responsabilidade de transferências posteriores.

Com relação aos dados pessoais recebidos ou transferidos de acordo com os Privacy Shield Frameworks, a Ultimate Software está sujeita aos poderes aplicáveis regulamentares da Comissão Federal do Comércio (Federal Trade Commission, FTC) dos EUA. Em algumas situações, a Ultimate Software pode ser solicitada a divulgar dados pessoais em resposta a solicitações legais de autoridades públicas, incluindo o cumprimento de requisitos de segurança nacional ou de aplicação da lei.

Se você tiver dúvidas sobre dados ou privacidade que não esclarecemos satisfatoriamente, entre em contato com o nosso provedor externo de resolução de disputas, com sede nos EUA (sem custos) pelo endereço https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

De acordo com certas condições, descritas mais detalhadamente no site do Privacy Shield, você pode ter o direito de solicitar a arbitragem vinculante quando outros procedimentos de resolução de disputa tiverem se esgotado.

Privacidade TRUSTe


Aviso

Como as informações pessoais são coletadas
Visitantes da web
A Ultimate Software coleta PII sobre um visitante ao nosso site somente quando o visitante escolher fornecer essas informações. Em certas páginas, por exemplo, o visitante tem a oportunidade de fornecer informações pessoais, tais como nome, empresa, endereço, telefone e e-mail. Ao fornecer essas informações à Ultimate Software, o visitante pode solicitar dados sobre a Ultimate Software, incluindo informações sobre a linha de produtos e informações de investidor da Ultimate Software, ou inscrever-se para eventos patrocinados pela empresa ou usar o site de suporte da empresa.

Site/cookies e outras tecnologias de rastreamento
Para melhorar o conteúdo e formato de nosso site, a Ultimate Software usa um software de rastreamento de site para automaticamente capturar informações técnicas que são então armazenadas nos arquivos de registro de nosso servidor. Estas informações poderão incluir, entre outros, o domínio do usuário, tipo de navegador de internet usado, páginas visitadas e o tempo gasto em nosso site.

A Ultimate Software e seus parceiros usam cookies e tecnologias similares para analisar tendências, administrar o site, rastrear os movimentos do usuário no site e coletar informações demográficas sobre a nossa base de usuários como um todo. Para gerenciar cookies em Flash, clique aqui: //www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html

Um cookie é uma pequena quantidade de dados que nosso site armazena em seu computador e que posteriormente podemos recuperar. O cookie não pode ser lido por outro site além do nosso. Usamos cookies para várias finalidades administrativas como, por exemplo, para armazenar suas preferências por certos tipos de informação. Nenhum cookie conterá informações que permitam a qualquer pessoa entrar em contato com você por telefone, e-mail ou por qualquer outro meio. Nosso uso de cookies em seu computador pode ser monitorado configurando seu navegador de Internet para lhe informar quando cookies são adicionados; você também poderá impedir totalmente que cookies sejam adicionados. Na maioria dos navegadores, a parte "ajuda" da barra de ferramentas lhe informará como impedir seu navegador de aceitar cookies, como fazer com que o navegador lhe notifique quando você receber um novo cookie ou como desabilitar cookies por completo. Lembre-se de que, ao desabilitar o uso de cookies em seu computador, você poderá não conseguir acessar certas partes ou serviços em nossos sites.

Fazemos parcerias com terceiros para gerenciar nossa publicidade em outros sites. Nossos parceiros externos podem usar cookies ou tecnologias similares para divulgação de publicidade com base em suas atividades e interesses de navegação. Se você deseja cancelar a publicidade com base em interesses, clique aqui; se estiver na União Europeia, clique aqui. Você continuará recebendo anúncios genéricos.

Candidatos a emprego e funcionários
A Ultimate Software coleta PII de candidatos a emprego e funcionários da Ultimate Software para, entre outros, motivos legítimos de questões de recursos humanos, tais como administração de folha de pagamento, preenchimento de cargos de emprego, manutenção de registros precisos de benefícios, cumprimento de requisitos de relatórios governamentais, segurança, gestão de saúde e segurança, gestão de desempenho, acesso à rede da empresa e autenticação.

Clientes
A Ultimate Software coleta PII de clientes da Ultimate Software que usem a nossa solução. As informações poderão ser coletadas através de nossa solução SaaS ou por integrantes de nossa equipe de suporte dando suporte aos clientes. O tipo de PII coletada é similar às informações coletadas no parágrafo "Candidatos a emprego e funcionários" acima.

A Ultimate Software coleta informações de acordo com as instruções dos clientes e não tem relacionamentos com os indivíduos cujos dados pessoais a empresa processa. Se você for uma pessoa física de um dos nossos clientes e gostaria de não mais ser contatado por um dos nossos clientes que usam os nossos serviços, entre em contato diretamente com o cliente com o qual você interage. Podemos transferir informações pessoais para empresas que nos ajudam a fornecer os nossos serviços. Transferências para terceiros subsequentes são cobertas pelos acordos de serviço com os nossos clientes. O uso de informações coletadas por meio da nossa solução SaaS será limitado pela finalidade de fornecimento do serviço para o qual o cliente contratou a Ultimate Software.

Escolha

Uso de suas informações pessoais
Utilizamos suas PII para fornecer serviços que a Ultimate Software tem a obrigação contratual de fornecer a você, ou para auxiliá-lo na conclusão de uma transação ou para nos comunicarmos com você sobre nossos produtos ou serviços. Utilizamos a PII dos visitantes do site para responder a quaisquer consultas que os visitantes fazem ao site e para fornecer a você informações relacionadas que podem interessá-lo. Não vendemos nem alugamos sua PII a terceiros.

Podemos divulgar sua PII se formos solicitados pela lei ou em boa-fé de que esta ação é necessária para (1) cumprir com a lei ou com um processo legal; (2) proteger e defender nossos direitos e propriedade; (3) proteger contra o mau uso ou uso não autorizado do nosso site; ou (4) proteger a segurança pessoal ou de propriedade dos nossos usuários ou do público (entre outros, isso significa que se você fornecer informações falsas ou tentar fingir ser outra pessoa, as informações sobre você podem ser divulgadas como parte de uma investigação das suas ações).

Além do declarado nesta Política de Privacidade, nos esforçaremos para não divulgar sua PII para terceiros desconhecidos ou não afiliados, e não faremos referência cruzada da sua PII com qualquer outro cliente ou entidade.

Transferência subsequente

Compartilhamento das suas informações pessoais
A Ultimate Software poderá contratar provedores terceirizados para desempenhar certas funções em nosso nome ou para melhorar nossas ofertas de produtos e serviços existentes. Exemplos incluem o fornecimento de assistência de marketing e suporte de produtos e serviços. Esses terceiros podem acessar suas PII somente na medida necessária para fornecer esses serviços; no entanto, eles estão vinculados a acordos de confidencialidade antes do fornecimento de quaisquer informações a eles, e eles estão proibidos de usar as informações para outras finalidades.

Links para sites que não sejam da Ultimate Software e de terceiros

Os sites da Ultimate Software poderão conter links para sites de terceiros para sua conveniência e/ou informação. Ao acessar esses links, você sairá do site da Ultimate Software e será redirecionado ao site de terceiros. A Ultimate Software não controla esses sites ou as práticas de privacidade desses sites de terceiros, que poderão ser diferentes das práticas de privacidade da Ultimate Software. Não endossamos ou fazemos quaisquer representações sobre sites de terceiros, e os dados pessoais que você optar por fornecer a sites de terceiros não estão cobertos por esta Política de Privacidade. Nós o incentivamos a examinar a política de privacidade de qualquer site ou empresa antes de enviar sua PII para eles.

Acesso

Em relação aos próprios funcionários e candidatos a emprego, a Ultimate Software adotará medidas razoáveis para assegurar que as suas PII estão precisas, completas e atuais, conforme o uso pretendido. Forneceremos às pessoas o acesso razoável para a PII que elas nos fornecem, além da capacidade de revisar e corrigir essas informações. Para solicitações de acesso, entre em contato conosco pelo e-mail privacy@ultimatesoftware.com. Responderemos à sua solicitação em um período razoável.

O Privacy Shield Framework da União Europeia e dos EUA e o Privacy Shield Framework da Suíça e dos EUA dão aos cidadãos da União Europeia e aos cidadãos suíços, respectivamente, o direito ao acesso às próprias PII. A Ultimate Software não tem relacionamento de negócios direito com as pessoas físicas cujos dados pessoais processa (pessoas físicas dos nossos clientes). Se você for uma pessoa física de um dos nossos clientes ou um cidadão da União Europeia ou da Suíça que busca acesso às suas informações pessoais, envie sua solicitação ao cliente da Ultimate Software com o qual você mantém uma relação de negócios.

Para proteger sua privacidade e segurança, também tomamos medidas razoáveis para verificar sua identidade antes de conceder acesso à sua PII. Além disso, podemos limitar ou negar o acesso às PII onde o acesso for excessivamente incômodo ou caro nas circunstâncias, ou de outro modo permitido pelo Privacy Shield.

Para solicitações de acesso, entre em contato conosco pelo e-mail privacy@ultimatesoftware.com. Responderemos à sua solicitação em um período razoável.

Segurança

Para evitar o acesso ou divulgação não autorizado, manter a precisão dos dados e permitir somente o uso apropriado da sua PII, utilizamos controles físicos, técnicos e administrativos e procedimentos para proteger as informações que coletamos.

Para proteger a confidencialidade, integridade e disponibilidade da sua PII, a Ultimate Software utiliza uma variedade de controles de acesso físicos e lógicos, firewalls, sistemas de detecção/prevenção de invasão, monitoramento de rede e banco de dados, antivírus e sistemas de backup. Utilizamos sessões criptografadas quando coletamos ou transferimos dados confidenciais através de nossos sites.

Limitamos o acesso à sua PII e aos seus dados às pessoas com objetivos de negócios específicos para manutenção e processamento de tais informações. Os funcionários da Ultimate Software que receberam acesso físico às suas informações pessoais estão cientes de suas responsabilidades para proteger a confidencialidade, integridade e disponibilidade dessas informações e receberam tratamento e instruções sobre como fazê-lo.

Integridade de dados

Em relação aos próprios funcionários e candidatos a emprego, a Ultimate Software adotará medidas razoáveis para assegurar que as PII estão precisas, completas e atuais, conforme o uso pretendido. A Ultimate Software usará a PII somente de modo compatível com os objetivos pelas quais ela foi coletada ou subsequentemente autorizada pela pessoa.

Aplicação e verificação

A Ultimate Software conduzirá avaliações periódicas para validar sua contínua adesão a esta Política de Privacidade.

Quando a Ultimate Software souber que um dos funcionários ou terceiros da Ultimate Software está usando ou divulgando a PII de modo contrário a esta política, a Ultimate Software adotará medidas razoáveis para impedir ou interromper o uso ou divulgação. A Ultimate Software responsabiliza seus funcionários e representantes por manterem a confiança que nossos clientes depositam em nossa empresa.

Resolução de controvérsias

A Ultimate Software investigará e procurará resolver reclamações e controvérsias relacionadas ao uso e divulgação de PII de acordo com os princípios contidos nesta Política. A Ultimate Software aceita cooperar com autoridades de proteção de dados localizadas na União Europeia e com o Comissário Federal de Proteção de Dados e Informações localizado na Suíça, ou representantes autorizados para controvérsias específicas às informações de Recursos Humanos recebidas da União Europeia e da Suíça. Todas as outras disputas que não puderem ser resolvidas entre a Ultimate Software e o reclamante serão conduzidas de acordo com os procedimentos aplicáveis de resolução de disputas por meio do nosso provedor externo de resolução de disputas, (sem custos) no endereço https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Nós veementemente encorajamos você a nos comunicar qualquer queixa que por ventura tenha em relação a esta Política de Privacidade e/ou a nossa ativação desta Política antes de prosseguir com o procedimento de arbitragem descrito nesta Política.

Alterações desta política de privacidade

As práticas descritas nesta Política são as políticas de proteção de informações pessoalmente identificáveis (PII) atuais, aprovadas em 9 de maio de 2017. A Ultimate Software reserva-se o direito de modificar ou emendar esta Política a qualquer momento de forma coerente com os Princípios Privacy Shield. Se fizermos quaisquer mudanças substanciais, avisaremos você ou nossos clientes por e-mail (enviado para o endereço de e-mail especificado em sua conta) ou por meio de um aviso neste site antes da entrada em vigor da mudança. Sugerimos que você, periodicamente, revise esta página para ver as informações mais recentes sobre nossas práticas de privacidade.

Informações de contato

Você pode entrar em contato com a Ultimate Software a qualquer momento com perguntas ou dúvidas sobre está Política de Privacidade em privacy@ultimatesoftware.com. Cartas podem ser enviadas para:

The Ultimate Software Group
Attention: Vice President of Privacy, Risk & Compliance
1485 North Park Drive
Weston, FL 33326